Imbróglios notariais e as novas normas - Felipe Leonardo Rodrigues
Publicado em 15/04/2015
Dúvida, diz o Aurélio, é a incerteza sobre a realidade de um fato.
No balcão do setor de firmas de um Tabelionato, as dúvidas surgem e qual decisão tomar diante do caso fático concreto. Quantos de nós não tivemos dúvidas ao receber um documento: autentico a cópia desse documento danificado? Reconheço a assinatura de uma pessoa já falecida? Muitas vezes, os atos normativos não dispõem a respeito (consignamos que este artigo se baseia nas normas de serviço da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de São Paulo). Então, o tabelião como profissional do direito, deve encontrar uma solução típica ou atípica para resolver a divergência. Criada a solução jurídica, o tabelião prepara o documento e pratica o ato notarial ou explica (de forma fundamentada) ao interessado os motivos da recusa, e se houver rogação expressa, o tabelião deve emitir nota explicativa por escrito. Aliás, qualquer recusa por parte do notário deve ser procedida de nota explicativa informando os fundamentos legais e principiológicos em não realizar o ato notarial. A intenção deste modesto artigo é apresentar aos colaboradores dos tabelionatos e usuários habituados aos serviços notariais, a relevância e o rigor da qualificação notarial para determinados atos, justificando determinadas exigências legais ou principiológicos em certas circunstâncias para atender e preservar o binômio: autenticidade - segurança jurídica. No estudo das normas de serviço da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de São Paulo (serviço extrajudicial) e diante de casos levantados pelas partes no dia a dia notarial, pudemos verificar e sintetizar este peque no texto. No reconhecimento de assinatura por autenticidade o tabelião declara que o documento foi firmado na sua presença. É frequente, porém, que assim não seja, pois muitas vezes as partes comparecem com o documento já assinado, forçando o tabelião a solicitar que a parte assine novamente, em sua presença, um cartão de assinaturas que fica depositado no tabelionato. Alguns Estados exigem que o tabelião recolha em um livro de presenças a assinatura do signatário. (FERREIRA, Paulo Roberto Gaiger; RODRIGUES, Felipe Leonardo. Coleção Cartórios – Tabelionato de Notas. São Paulo: Editora Saraiva, 2013) No reconhecimento de assinatura por semelhança o tabelião declara que a assinatura constante em um documento é semelhante a outra presente em uma ficha de assinaturas previamente depositada no tabelionato pela parte signatária. O tabelião, neste caso, não dá certeza da autoria, mas somente da semelhança da assinatura. É o reconhecimento de firma mais popular no Brasil, pois apresenta elevada confiabilidade ao tempo em que oferece conforto para as partes signatárias, que não necessitam comparecer perante o tabelião (apenas o documento é apresentado, por portador) (FERREIRA, Paulo Roberto Gaiger; RODRIGUES, Felipe Leonardo. Coleção Cartórios – Tabelionato de Notas. São Paulo: Editora Saraiva, 2013). A autenticação de cópias é uma espécie de ato notarial por meio do qual o tabelião de notas certifica a fiel correspondência entre o documento e a sua cópia, extraída pelo sistema reprográfico ou equivalente (FERREIRA, Paulo Roberto Gaiger; RODRIGUES, Felipe Leonardo. Coleção Cartórios – Tabelionato de Notas. São Paulo: Editora Saraiva, 2013). Tanto a autenticação de cópia quanto a de assinatura são espécies do gênero ata notarial. Ou seja, são atos de natureza autenticatória decorrentes do art. 7º, incisos III, IV e V, da Lei 8.935/94. Passamos a análise dos casos do dia a dia: AUTENTICAÇÃO DE CÓPIAS: 1. Extraídas por terceiros: As normas anteriores previam que só seriam autenticadas cópias reprográficas extraídas por terceiros que estejam assinadas pelo autor identificado da reprodução e mediante exibição do original (modelo padronizado) (item 56). Tal disposição no foi recepcionada pelas novas normas. Vale salientar que as cópias extraídas no próprio tabelionato são autenticadas com maior celeridade e segurança, pois não necessitam de uma conferência meticulosa quanto a fidelidade do conteúdo. Já as fotocópias extraídas por terceiros devem ser conferidas minuciosamente, verificando se documento contém montagens, supressões de palavras ou sinais indicativos de fraude, como dissemos, não mais exigível a identificação do autor reprográfico. 2. De documento redigido em língua estrangeira: Entendemos possível autenticar cópia de documento no todo ou em parte, redigido em língua estrangeira (em caractere comum), destinado a produzir efeitos legais no Brasil. O notário deve apor o carimbo padronizado com a expressão “Este documento deverá ser vertido para o vernáculo e registrada a tradução para efeitos no Brasil e valer em relação a terceiros - Lei 6.015/73, arts. 129, item 6º e 148”. Fundamento: Cap. 14, itens 190. É autorizado o reconhecimento de firmas em escrito de obrigação redigido em língua estrangeira, de procedência interna, uma vez adotados os caracteres comuns; e 190.1. Nesse caso, além das cautelas normais, o Tabelião de Notas fará mencionar, no próprio termo de reconhecimento ou junto a ele, que o documento, para produzir efeito no Brasil e para valer contra terceiros, deverá ser vertido em vernáculo, e registrada a tradução. 3. De documento redigido em língua estrangeira com caracteres incomuns (ex.: chinês, japonês, árabe, etc.): Entendemos que as cópias oriundas de documentos com caracteres incomuns são passíveis de autenticação, desde que extraídas no próprio tabelionato após detida verificação da inexistência de emendas, rasuras ou sinais de fraude. Sugestão: Recomendamos a aposição de carimbo padronizado com a expressão “Este documento deverá ser vertido para o vernáculo e registrada a tradução para efeitos no Brasil e valer em relação a terceiros - Lei 6.015/73, arts. 129, item 6º e 148”. 4. De documento em papel térmico (FAX) ou por processo similar: Para nós, não é possível autenticar cópia de documento cujo suporte seja papel térmico. Contudo, se o documento (em papel térmico) contiver assinatura indelével e desde que o documento não contenha declaração de vontade, é possível a autenticação notarial. As novas normas, agora permitem. Fundamento: Cap. 14, item 176. Não podem ser autenticados, dentre outros documentos: a) os transmitidos por fac-símile, exceto os que contenham assinatura inserida após a recepção do documento. 5. De documento danificado: Não é recomendável a autenticação de cópia de documento com trechos apagados, danificados, rasurados, com supressão de linhas, letras ou palavras ou com anotações a lápis, com aplicação de corretivo ou que haja indício de falsificação ou adulteração, de modo a conter parte ininteligível ou ilegível. Tal previsão foi inserida nas normas: item 176, alíneas a, b, c e d. Contudo, as novas normas permitem a autenticação nessas situações devendo o tabelião certificar as eventuais inconformidades, sob sua responsabilidade e critério. São os casos de documentos históricos, por exemplo. Fundamento: Cap. 14, item 176.1. O Tabelião de Notas, nessas situações, poderá, a seu juízo e sob sua responsabilidade, autenticar a cópia e certificar eventuais inconformidades. 6. De cópia, ainda que autenticada: No estado de São Paulo é vedada a utilização para a prática de ato notarial a utilização de cópia de outra cópia, ainda que autenticada, seja qual for o documento. Em outros Estados é permitida. Ex.: Rio Grande do Sul, Bahia, etc. Parece-nos que as normas de São Paulo também poderiam permitir, pois, a segurança jurídica, nestes casos, está preservada. Fundamento: Cap. 14, item 173. Não será extraída, autenticada ou utilizada para a prática de ato notarial, reprodução reprográfica de outra reprodução reprográfica, autenticada ou não, de documento público ou particular. 7. De formais de partilha, cartas de sentenças e de outros documentos oriundos de processos judiciais: É possível a autenticação de cópias de documentos encartados em processos judiciais cuja verificação da originalidade é de rigor. Fundamento: Cap. 14, item 173.1. Não se sujeitam a esta restrição a cópia ou o conjunto de cópias reprográficas que, emanadas e autenticadas de autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos e certidões da Junta Comercial. 8. De documento avulso oriundo de processos judiciais com o carimbo “XEROX DE XEROX”: É vedada a autenticação de cópia avulsa de documento proveniente de processos judiciais com a expressão “XEROX DE XEROX”. São documentos juntados aos autos em cópia simples. Ou seja, são documentos com indício de prova a título de informação. Já as cópias que contenham a rubrica do supervisor ou do coordenador de serviço devem conter ainda a declaração (do servidor) de correspondência com o original, não bastando tão-somente a rubrica, que serve apenas de controle de entranhamento de documentos, originais ou não, nos autos. Não se sujeita a esta restrição, a autenticação oriunda da carta de sentença notarial, pois, com a sentença homologatória com trânsito em julgado, a autenticidade/veracidade de eventual cópia restou incontroversa. Fundamento: Cap. 14, item 177. Podem ser autenticados, dentre outras cópias de documentos: c) parte ou partes de um processo judicial, formal de partilha, carta de arrematação, carta de adjudicação, dentre outros, quando contenha a rubrica do supervisor ou do coordenador de serviço, caso em que o Tabelião de Notas deverá apor a ressalva: “a presente cópia é parte de um documento judicial”. 9. De cópia autenticada de contrato social registrado no Registro Civil das Pessoas Jurídicas: Quando se registra os originais no RCPJ, o interessado leva consigo as respectivas cópias autenticadas e estas são registradas conjuntamente com aqueles, passando também a ser documento originário, donde se poderão extrair novas cópias autenticadas na forma notarial. Tal previsão foi inserida nas novas normas. Fundamento: Cap. 14, item 173.1. Não se sujeitam a esta restrição a cópia ou o conjunto de cópias reprográficas que, emanadas e autenticadas de autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos e certidões da Junta Comercial. 10. De impressão de conteúdo oriundo de sítio (página ou site) de órgão público ou particular: Somente por ata notarial é possível autenticar documentos, sem autoria ou confirmação de autenticidade, em meio digital oriundos da internet, fixando a data, o endereço eletrônico (www) e o conteúdo. Nos casos de sítio de órgão público com possibilidade de confirmação, tais como, documentos oriundos do sítio da Receita Federal, Prefeituras, Autarquias, etc. são possíveis a autenticação da impressão. Fundamento: Cap. 14, item 205. Define-se como materialização a geração de documentos em papel, com autenticação, a partir de documentos eletrônicos, públicos ou particulares, que apresentem assinatura digital ou outra forma de confirmação de integridade e autenticidade. 11. De boletim de ocorrência, laudos, etc. sob a forma de cópia autenticada pelos próprios órgãos expedidores (Polícia, Bombeiro, Instituto Médico Legal e Junta Comercial): Poderá ser autenticada a cópia mediante prévia análise do documento não se sujeitando a mera conferência, mas também a origem. Quando expedida (a cópia autenticada) por esses órgãos, contanto que tenha a identificação do órgão, autoria e função do agente que a firmou, passa a ser documento originário (com status de original). Também passou a constar do texto normativo. Fundamento: Cap. 14, item 173.1. Não se sujeitam a esta restrição a cópia ou o conjunto de cópias reprográficas que, emanadas e autenticadas de autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos e certidões da Junta Comercial. 12. De documento carbonado: O fato de um documento ser obtido por carbono não o descaracteriza em relação ao seu original, podendo extrair cópia autenticada, atendido os requisitos legais e normativos. Tal disposição não foi contemplada nas novas normas. Algumas normas estaduais a vedam, exceto para notas fiscais e certificados de conhecimentos de transportes de cargas. Sugestão: É recomendável uma análise detalhada. 13. De cópia de guia de FGTS, PIS com autenticação do banco, órgão de fiscalização ou repartições públicas: É possível a autenticação da cópia de cópia de guia de recolhimento de tributo ou contribuição, pois esses documentos são probantes quando o órgão recebedor autentica a guia. Desse modo, passa a ser documento original não importando o suporte físico (impressão ou cópia). 14. Extraída de papel térmico (FAX) de extrato bancário: Esse tipo de papel perde a qualidade com o decorrer do tempo e exposto à luz, ao calor e ao modo de armazenamento, contudo, enquanto hígida as informações, é passível de autenticação notarial. Tal disposição foi inserida nas novas normas. Fundamento: Cap. 14, item 177. Podem ser autenticados, dentre outras cópias de documentos: a) extratos bancários, inclusive os emitidos por impressão térmica. 15. De somente do anverso de documento (Ex.: comprovação de endereço, documentos com face informativa ou explicativa): Como regra todo documento deve ser autenticado na forma em que se encontra a matriz, o original. Porém, é exceptivo a possibilidade de autenticação de cópia de apenas uma das faces do documento, desde que conste a advertência: “a presente cópia é parte de um documento”. Tal disposição passou a integrar as novas normas. Sugestão: Salientamos que cada caso é um caso, o notário deve analisar o documento e estar convicto de que o mesmo não necessita da parte integrante para a sua integral compreensão. Fundamento: Cap. 14, item 177. Podem ser autenticados, dentre outras cópias de documentos: b) parte ou partes de um documento quando seu conteúdo for relevante e possa produzir efeitos jurídicos isoladamente, hipótese em que o Tabelião de Notas deverá apor a ressalva: “a presente cópia é parte de um documento”. 16. De documento com espaços por preencher e assinados (ex.: transferência de veículos, formulários bancários, de seguros, notas promissórias, etc.): Não é recomendável autenticar cópia desses documentos, no entanto, não há impedimento em relação a autenticação, apondo o carimbo com a expressão “Espaço não preenchido”, de modo a alertar o destinatário do documento e evitar o preenchimento posterior, evitando abusos e fraudes. 17. De parte de documentos ou quando o verso está preenchido ou em branco (ex.: carteira de trabalho e previdência social, passaportes, livros, revistas, etc.): Poderão ser autenticados, porém há de constar ao lado da autenticação o carimbo com a expressão “a presente cópia é parte de um documento”. Fundamento: Cap. 14, item 177. Podem ser autenticados, dentre outras cópias de documentos: b) parte ou partes de um documento quando seu conteúdo for relevante e possa produzir efeitos jurídicos isoladamente, hipótese em que o Tabelião de Notas deverá apor a ressalva: “a presente cópia é parte de um documento”. 18. De cópia autenticada de contrato social que foi, posteriormente a autenticação, registrada na Junta Comercial. Devidamente registrado na Junta Comercial, é passível de autenticação, hipótese em que a cópia autenticada se torna documento originário, equiparando-se ao documento original. Recomendamos uma verificação minuciosa, bem com analisar se o registro é posterior a data da autenticação. Fundamento: Cap. 14, item 173.1. Não se sujeitam a esta restrição a cópia ou o conjunto de cópias reprográficas que, emanadas e autenticadas de autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos e certidões da Junta Comercial. 19. De guia de recolhimento com aplicação de corretivo no campo valor, mas o valor recolhido por autenticação do banco ou órgão recebedor e o valor corrigido são o mesmo: A prática de corrigir o campo valor é reprovável, mas não é motivo de anulação do documento, sendo possível a autenticação notarial. No entanto, sem autenticação do banco ou órgão recebedor, a guia não tem qualquer efeito. Tal disposição passou a integrar as novas normas. Fundamento: Cap. 14, item 176. Não podem ser autenticados, dentre outros documentos: d) documentos alterados com tinta corretiva, quando a correção implique substancial alteração do conteúdo do documento (nome completo, datas, valores, etc.). 20. De documentos distintos numa mesma página: É vedada a autenticação de cópia com mais de uma reprodução com apenas um selo de autenticidade. Nos documentos em que houver mais de uma reprodução, a cada uma corresponderá um instrumento de autenticação. Fundamento: Cap. 14, item 22. A aplicação do selo de autenticidade será feita de modo a criar uma vinculação entre os selos e os atos de autenticação notarial, por chancela ou carimbo, a ponto de ser possível, quando múltiplos os atos praticados em relação a um mesmo documento, identificar o selo relativo a cada um deles. 21. De mensagens eletrônicas (e-mails): Não é permitida a autenticação de cópia desses documentos. Tal vedação consta das novas normas. Entendemos que, se o documento estiver assinado digitalmente, é possível a autenticação (item 205). Fundamento: Cap. 14, item 176. Não podem ser autenticados, dentre outros documentos: e) mensagens eletrônicas (e-mails). Sugestão: Sem assinatura digital, somente por ata notarial. 22. De impressão de conteúdo oriundo de sítio do Diário Oficial: O documento proveniente e expedido por órgão do Estado (Imprensa Oficial), hospedados em endereço próprio e conferida a autenticidade e os requisitos da assinatura digital aposta no documento em meio digital é probante em relação a sua natureza, podendo sua cópia ser autenticada. Tal disposição foi inserida nas novas normas, na seção materialização e desmaterialização de documentos. 23. Ampliadas ou reduzidas: É permitida a autenticação de cópias reduzidas ou ampliadas, nas quais deverão ser mencionadas tais circunstancias com carimbo padronizado. Agora tem previsão expressa nas novas normas. Fundamento: Cap. 14, item 172. O tabelião poderá autenticar cópias reprográficas reduzidas ou ampliadas de documentos, indicando essa situação no ato. 171. Na extração e autenticação de cópias reprográficas de documentos de reduzido tamanho, o tabelião deve inutilizar os espaços em branco, cortando e reduzindo a reprodução, de acordo com as dimensões do documento, de modo que ali caibam somente a reprodução e a autenticação. Sugestão: Nas cópias reduzidas, é recomendável a eliminação de espaços, de modo que caibam somente a reprodução e a correspondente autenticação, ou apor carimbo com a menção “Cópia reduzida”, ou se for o caso “Cópia ampliada”. 24. Oriunda de digitalização, captura fotográfica ou por processo equivalente: Não há qualquer vedação nesse sentido. É permitida a autenticação de cópia obtida por qualquer meio de reprodução em confronto com o seu original. Fundamento: Cap. 14, item 168. O Tabelião de Notas pode extrair, pelo sistema reprográfico ou equivalente, cópias de documentos públicos ou particulares. 24. De documento com assinatura pré-impressa ou de documento sem assinatura, mas provenientes do órgão remetente (ex.: informativos ou propostas bancárias, de cartão de crédito, declaração de quitação anual, comunicados de faculdades, comprovante de votação, etc.): Entendemos não haver impedimento legal que vede a autenticação notarial. O notário deve ter prudência na análise do documento apresentado e a convicção da legitimidade da origem. 25. Cópias coloridas: É possível a autenticação de cópia colorida de documento, com a advertência de ser cópia colorida. Fundamento: Cap. 14, item 176.2. Nas reprografias de documentos, públicos ou particulares, autenticadas ou não, cujo processo de reprodução utilize recurso tecnológico de alta definição e gerador de cópias coloridas, o Tabelião de Notas deve, necessariamente, apor o termo “CÓPIA COLORIDA”, por meio de carimbo apropriado (chancela manual) e proporcional à dimensão do documento a ser extraído, tornando legível a expressão que ficará centralizada no anverso da cópia. 26. De cédulas monetárias, e outros títulos de créditos: Entendemos não haver impedimento legal que vede a autenticação notarial. O notário deve consignar a advertência “Reprodução - Sem valor monetário”. 27. De cópias integrais de livros, revistas, livretes, etc.: Entendemos também não haver impedimento legal que vede a autenticação notarial. O notário deve tomar a cautela de solicitar requerimento para proceder a autenticação notarial, de modo o interessado informar a finalidade da autenticação. Ex.: Fins probatórios. RECONHECIMENTO DE ASSINATURAS 1. Em documento assinado por pessoa analfabeta ou semianalfabeta: É possível reconhecer a assinatura de pessoa analfabeta que saiba desenhar o nome, ou semialfabetizada com pouco estudo. Nestes casos o notário preencherá a ficha e consignará esta situação. As normas anteriores previa a presença de dois apresentantes devidamente qualificados, não mais necessárias. Privilegiou-se a fé pública notarial. Fundamento: Cap. 14, item 178. A ficha-padrão destinada ao reconhecimento de firmas conterá os seguintes elementos: f) no caso de depositante cego ou portador de visão subnormal, e do semialfabetizado, o Tabelião de Notas preencherá a ficha e consignará esta circunstância. Sugestão: É recomendável consignar na ficha ou em sistema eletrônico a menção “Reconhecer somente na presença do depositante” ou “Assessorar nos atos a serem reconhecidos”, para que outros colaboradores tenham conhecimento das circunstancias, empregando prudência na análise do documento a ter a assinatura reconhecida ou ainda em eventual assessoramento a parte. 2. Em documento sem data, preenchimento incompleto ou com espaços em branco: Não é permitido o reconhecimento de assinatura em documento sem data, estando parcialmente preenchido ou com espaços em branco. Esta intepretação deve ser suavizada diante de impressos ou formulários cujo preenchimento é feito a posteriori pelo próprio órgão destinatário do documento. Recomenda-se apor um pequeno traço (-), a demostrar que o interessado analisou (e consentiu) no reconhecimento com aqueles determinados espaços em branco. Quanto à datação e o preenchimento parcial, s.m.j., a pedido expresso do interessado e a critério do tabelião sob sua responsabilidade, parece-nos viável a pratica do ato. Fundamento: Cap. 14, item 189. É vedado o reconhecimento de firma em documentos sem data, incompletos ou que contenham, no contexto, espaços em branco. 3. Em título de crédito, dentre outros: Em nota promissória ou outros títulos de crédito é altamente recomendável o reconhecimento de assinatura por autenticidade, bem como nos recibos de quitação, evitando demandas judiciais e agregando segurança jurídica aos interessados. Se a parte insistir na modalidade semelhança, o notário deve consignar no próprio ato que o reconhecimento foi feito a pedido do interessado. 4. Em documento assinado por menores entre 16 e 18 anos: É permitida a abertura de cartão de assinatura para menores entre 16 e 18 anos, desde que mencionada expressamente tal circunstância. Tal disposição foi inserida nas novas normas. Na recepção do documento a ser reconhecido, o notário deve verificar se o documento exige assistência nos atos e negócios jurídicos. Para os atos que extrapolem a mera administração é necessário o alvará judicial. Fundamento: Cap. 14, item 179.4. Os maiores de 16 anos podem abrir ficha-padrão, devendo o Tabelião de Notas consignar a incapacidade relativa do menor de 18 anos. 5. Em documento de transferência de veículo: É obrigatório o reconhecimento por autenticidade, ou seja, o comparecimento do vendedor e do comprador (em conjunto ou separadamente) é essencial, bem como, a identificação e o lançamento da assinatura do interessado perante o notário. Fundam | ||
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